5 astuces au service de votre organisation
Arrêtons de courir après le temps : organisons-le !
Vous passez une bonne partie de votre journée derrière un écran ? Cet article est fait pour vous.
Voici une liste de propositions dans laquelle vous pourrez picorer des idées pour gagner en efficacité.
Optimisez votre journée
Parce que la procrastination est humaine, je vous invite à lister vos tâches et à les prioriser. Au moins vous forcerez-vous ainsi à ne plus fuir devant ce qui vous ennuie et commencer par vos missions favorites.
Tenir compte de son rythme physique pour organiser sa journée me semble également une bonne piste : si vous vous sentez plus productif le matin, consacrez ce temps à des tâches qui nécessitent davantage de concentration. Le moment difficile de l’après-déjeuner (digestion) peut être mis à profit de choses plus opérationnelles.
Dénichez les outils pour rester « aware »
Quel que soit notre secteur d’activité, réaliser une veille sectorielle bien qu’indispensable reste souvent un luxe. Pourtant, il existe une flopée d’outils très pratiques pour agréger les informations et les organiser.
– L’incontournable NetVibes vous permettra de lire sur une interface unique l’ensemble des articles des sites que vous souhaitez suivre de près.
– Grâce à Poulpit, vous pourrez étendre facilement votre veille aux réseaux sociaux.
– Pearltrees vous permettra de consigner et trier l’ensemble des éléments que vous jugez pertinents.
Arrêter de zapper
Entre le téléphone qui sonne, les objets en tout genre qui volent dans l’open-space, les alertes e-mail dans le coin inférieur de votre écran ou encore les collègues qui viennent vous poser des question (j’omets volontairement les SMS perso)… difficile de se concentrer !
Pour commencer, vous isoler dans une salle de réunion pour travailler sur un dossier qui nécessite beaucoup d’attention favorisera votre productivité.
Pourquoi ne pas cantonner le traitement de vos mails à des créneaux horaires précis : le matin quand vous arrivez, en fin de matinée puis en milieu d’après-midi par exemple. Ainsi entre-temps vous fermez votre boîte mail pour ne pas être tenté de la consulter sans cesse.
Pensez d’ailleurs à Slack pour désencombrer votre boîte mail. Cet outil permet de créer des groupes de travail et fluidifier les échanges via des fils de discussion thématiques. C’est aussi moins intrusif que l’email.
Vive l’agenda électronique
Même si un agenda papier est agréable, un agenda en ligne sera plus efficace.
Ses avantages :
– rassembler plusieurs agendas (pro, perso, conjoint, enfants…) et moduler leur affichage,
– programmer des éléments et rappels réguliers en quelques clics (anniversaires, paiement du loyer, réunions clients mensuelles, vaccin annuel du chien, rapports trimestriels à rendre…),
– gérer des invitations pour planifier des réunions,
– retrouver facilement des événements passés grâce au moteur de rechercher intégré.
Stop à la réunionite aiguë !
Vous en avez marre de passer votre temps en réunion (surtout celle fatidique de l’après-déjeuner qui incite à la sieste) ? Prenez en main les réunions pour les rendre efficaces…
– Pas de réunion sans ordre du jour communiqué au préalable à l’ensemble des participants.
Objectifs : que chacun puisse préparer la réunion mais surtout éviter que des sujets inattendus en rallongent la durée.
– Une prise de note en temps réel dans un doc word ou une carte heuristique (comme Xmind) qui donnera lieu à un compte-rendu, envoyé aux participants dès la fin de la réunion. Pour que ce dernier soit utile et permette une lecture rapide, les éléments actés et les dates importantes devront ressortir visuellement.
